PDCAサイクルを議事録で回す方法｜会議記録を改善活動に活かす
会議議事録をPDCAサイクルに組み込む方法を解説。議事録の蓄積・分析から継続的改善につなげる実践的な手順を紹介。
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PDCAサイクルを回すには、何を決めて・何を実行して・どんな結果になったかの記録が不可欠です。議事録はその記録そのものです。
PDCAサイクルを回すには、何を決めて、何を実行して、どんな結果になったかという記録が不可欠です。「PDCAを意識しよう」と言われても具体的に何をすればいいか分からない、という方は多いですが、実は議事録こそがPDCAの記録そのものになります。
PDCAと議事録の対応関係
会議の議事録には、PDCAの各フェーズに対応する情報が自然に含まれています。
| PDCAフェーズ | 議事録での記録 |
|---|---|
| Plan | 決定事項・アクションアイテム |
| Do | 実行記録（次回会議での報告） |
| Check | 前回アクションの進捗確認 |
| Act | 改善点の特定・次の計画 |
つまり、毎回の会議議事録の中に、PDCAサイクルの4つのフェーズすべての情報が記録されているということです。あとはそれを意識的に振り返るだけで、PDCAは自然と機能し始めます。
定例会でのPDCA実践例
毎回の定例会の冒頭に「前回アクションアイテムの確認」を入れるようにしてみてください。これだけで、Doの結果をCheckし、新たなActにつなげるという流れが定着し始めます。
PDCAを回すためには、前回の議事録と今回の議事録を比較できる状態にしておくことが重要です。nippo-aiで毎回の議事録を30秒で作成しておけば、過去の議事録を遡って前回との比較を行うことも簡単にできます。
月次レビューへの活用
週次の定例会だけでなく、月末には1ヶ月分の議事録をまとめて振り返ることをおすすめします。その月に達成できたこと、できなかったことを整理することで、それが翌月の計画（Plan）の材料になります。
まとめ
PDCAは特別な仕組みを新しく作る必要はなく、すでにある議事録を活用することで実践できます。議事録の習慣化が、結果としてPDCAの習慣化につながります。