取締役会・経営会議の議事録作成｜法的要件と効率化のポイント

取締役会議事録は法律上の義務

通常の社内会議の議事録は、いわば「あった方が便利」な記録ですが、取締役会の議事録はそれとは性質が異なります。会社法第371条により、作成と保存が法律上義務付けられている文書です。記載すべき内容が不十分だったり、保存期間を守らなかったりすると、会社法上のリスクにつながる可能性があります。

取締役会議事録の必須記載事項

会社法および会社法施行規則では、取締役会議事録に記載すべき項目が定められています。最低限、以下の内容は漏れなく記録する必要があります。

1. 開催日時・場所
2. 出席取締役・監査役の氏名
3. 議長の氏名
4. 議題と審議内容の要旨
5. 決議の内容と賛否
6. 議事録作成に係る職務を行った取締役の氏名

特に「決議の内容と賛否」は、後日の責任の所在を明確にするうえで重要な項目です。誰が異議を述べたか、誰が賛成したかが記録されていることで、取締役としての善管注意義務を果たしたことの証拠にもなります。

AIで効率化できる部分・できない部分

取締役会議事録の作成において、AIが活躍できる範囲とそうでない範囲を分けて考える必要があります。

つまり、AIに「下書き作成」という最も時間のかかる部分を任せ、最終的な法的要件の確認は担当者や顧問弁護士が行う、という分担が現実的です。

保存義務

取締役会議事録は会社法第371条により10年間の保存義務があります。紙での保存だけでなく、電磁的記録（データ）での保存も認められているため、デジタルで一貫管理しておくと、後年の確認や監査対応がスムーズになります。

まとめ

取締役会議事録は法的要件を満たす必要がある一方、要旨作成や決議内容の整理といった時間のかかる部分はAIによる下書き作成で大きく時間を短縮できます。nippo-aiで議事メモから下書きを作成し、最終確認は社内の担当者が行うという流れを試してみてください。