議事録の法的要件と保存義務｜会社法・労働法での規定を解説

議事録の保存は法律で義務付けられている場合がある

「議事録は社内の慣習だから、なくても困らない」と考えている方もいますが、実際には一部の会議は法律上の記録・保存義務があり、これを怠ると思わぬリスクにつながります。例えば取締役会の議事録が不備だった場合、後の訴訟やトラブルで会社側が不利になることもあります。すべての会議に法的義務があるわけではありませんが、どの会議が対象になるのかを正しく理解しておくことが重要です。

法定議事録の種類

法定議事録の必須記載事項（取締役会の例）

1. 開催日時・場所

2. 取締役・監査役の出席状況

3. 決議内容と賛否の状況

4. 議事の経過の要領

AIで効率化する際の注意点

法定議事録はAIで下書きを作成した後、法的要件を満たしているか人間が確認する必要があります。特に決議内容・賛否の状況・出席状況は、後から証拠として参照される重要な項目なので、AIが生成した文章をそのまま使うのではなく、必須記載事項が欠けていないかをチェックリスト化して確認する運用にすると安心です。

保存方法のポイント

紙の議事録を金庫やファイルで保管する運用は、年数が経つほど検索性が悪化し、必要なときに見つからないというリスクがあります。クラウド上にデータとして保存しておけば、保存期間が10年に及ぶ取締役会議事録でも、キーワード検索で必要な記録をすぐに引き出せます。法定保存期間を満たしつつ検索性も確保するという観点で、デジタル化のメリットは大きいといえます。

まとめ

議事録には法律上の保存義務がある種類とないものが混在しているため、まずは自社で開催している会議がどちらに該当するかを整理しましょう。法的要件を満たしながらnippo-aiで議事録作成を効率化し、検索性の高いデジタル記録として残していきましょう。