会議コストを可視化する方法｜1回の会議にいくらかかっているか計算してみた

あなたの会社の会議コスト、計算したことありますか？

「今日もまた会議で1日が終わった」と感じることはありませんか。会議そのものには価値がありますが、実は多くの会社で「会議にかかっているコスト」が正しく把握されていません。コストが見えないと、ムダな会議を減らす動機も生まれにくくなります。この記事では、会議コストの計算方法と、議事録作成という「隠れたコスト」を可視化し、AIでどれだけ削減できるかを具体的な数字で解説します。

会議コストの計算式

会議コストは、シンプルに次の式で概算できます。

会議コスト = 参加人数 × 平均時給 × 会議時間

例：5人参加・2時間の会議

• 平均時給3,000円 × 5人 × 2時間 = 30,000円/回
• 月20回開催すると = 600,000円/月
• 年間では 720万円 にもなります

この数字を見て「思っていたより高い」と感じる方が多いのではないでしょうか。会議時間そのものを減らすのは簡単ではありませんが、会議に付随する「準備・記録・共有」の時間は、ツールの工夫次第で大きく削減できます。

議事録作成の隠れたコスト

会議が終わった後にも、目に見えにくいコストが発生しています。

会議そのものの時間に加えて、この1〜2時間が「会議の後処理」として毎回発生しています。月20回の会議があれば、月20〜40時間がここに消えている計算になります。

AI導入後の変化

AI議事録ツールを導入した企業の実例では、次のような変化が報告されています。

• 議事録作成時間：60分 → 3分（95%削減）
• 1人あたりの月間削減時間：約19時間
• 時給3,000円換算での月間削減コスト：月114,000円削減

これはあくまで一例ですが、会議の頻度が多い組織ほど効果は大きくなります。特に管理職やマネージャーは会議の数自体が多いため、削減効果を最も実感しやすい立場にあります。

コスト削減の第一歩は「計測」から

会議コストの削減は、まず自社の数字を出してみることから始まります。上記の計算式に自社の参加人数・時給・会議時間を当てはめるだけで、どれくらいの予算が会議に投じられているかが見えてきます。そのうえで、議事録作成のような「会議の後処理」をAIで自動化することが、最も着手しやすい改善ポイントです。

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