ファイル名ルールで探す時間を減らす方法｜事務作業の小さな効率化

ファイルを探す時間は積み重なる

日々の業務では、ファイルを作る時間だけでなく、あとから探す時間も大きな負担になります。「最新版」「修正版」「最終」などの名前が並んだりすると、どれを送ればよいのか迷います。

おすすめのファイル名ルール

基本は、日付、取引先名、書類名、内容を順番に入れることです。

例：20260524_ABC商事_見積書_冷凍原料.pdf

• 日付は先頭に入れる
• 取引先名を入れる
• 書類名を統一する
• 「最終版」など曖昧な言葉を避ける

ツールで自動化できること

帳票作成ツールを使う場合、入力された取引先名や発行日から、ファイル名を自動生成できます。これにより、保存時の入力ミスや命名のばらつきを減らせます。