業務改善
メールテンプレートで業務時間を減らす方法｜よく使う文面を仕組み化する
納期回答、見積送付、請求書送付、催促、お詫びなどのメールをテンプレート化し、作成時間とミスを減らす方法を紹介します。
メール作成は意外と時間がかかる
ビジネスメールは、毎日使う作業でありながら、意外と時間がかかります。文章を考える、宛名を入れる、件名を整える、添付ファイルの説明を書く、最後に確認する。この一連の作業を毎回行うと大きな負担になります。
テンプレート化のポイント
テンプレート化で重要なのは、全文を固定することではありません。会社名、担当者名、商品名、日付、金額、納期など、毎回変わる部分だけを入力できるようにしておくことです。
- 固定文と変動項目を分ける
- 件名にもルールを作る
- よく使う言い回しを統一する
- 送信前チェックをセットにする
テンプレートを使うときの注意点
宛名や添付ファイル、日付などの変動部分を重点的に確認する必要があります。文章作成の時間を減らし、その分を確認作業に回すのが理想です。